Da dove si parte

Un'azienda di manutenzione impianti per condomini e aziende: 45 persone, di cui 20 tecnici sempre in giro. Anni fa ha adottato HubSpot come CRM commerciale, e ha funzionato. Poi, un pezzo alla volta, HubSpot è diventato anche il gestionale: contratti, interventi, scadenze, tutto costruito con oggetti personalizzati e workflow sempre più complicati.

La fatturazione invece è rimasta su un vecchio gestionale desktop, scollegato da tutto il resto.

Il problema

  • Licenze fuori controllo. Gli oggetti personalizzati richiedono i piani Enterprise. Per chiudere un intervento serviva un posto a pagamento anche per ogni tecnico: 40 posti, circa 70.000 € l'anno, in crescita a ogni assunzione.
  • Doppio inserimento. Clienti e contratti vivevano in due sistemi, e non sempre coincidevano.
  • Report a mano. Due giorni al mese per ricostruire in Excel interventi, ore e fatturato.
  • Fatture in ritardo. Emesse a fine mese, dopo aver raccolto i fogli dei tecnici.

Cosa abbiamo costruito

L'idea non era buttare HubSpot, ma lasciarlo fare quello che fa bene.

  1. HubSpot resta per marketing e vendite, e torna al piano Professional.
  2. Un gestionale web su misura per contratti, pianificazione degli interventi e fatturazione, che sostituisce anche il vecchio gestionale desktop.
  3. Un'app per i tecnici: interventi del giorno, foto, firma del cliente, chiusura sul posto. Nessuna licenza per utente.
  4. Integrazione nei due sensi. Quando un'opportunità in HubSpot viene chiusa come vinta, il contratto nasce da solo nel gestionale. Lo stato di interventi e fatture torna nella scheda cliente di HubSpot: i commerciali vedono tutto senza cambiare strumento.
  5. Migrazione di 8 anni di storico (clienti, contratti, interventi), con una prova completa prima del passaggio definitivo.

Il team

1 project lead, 2 sviluppatori full-stack, 1 sviluppatore con esperienza sulle API di HubSpot.

Tempi e costi

5 mesi. Prima preview (pianificazione interventi e app tecnici) dopo 4 settimane. Costo nella fascia 45 – 60.000 €.

Risultati

  • Posti HubSpot da 40 a 6: licenze da circa 70.000 € a meno di 10.000 € l'anno, oltre l'85% in meno.
  • Il progetto si è ripagato in meno di 12 mesi. Da lì in poi sono circa 60.000 € l'anno che restano in azienda.
  • Nuovi tecnici e impiegati si aggiungono senza costi di licenza: il gestionale è dell'azienda.
  • Zero doppio inserimento, report mensili generati da soli, fatture emesse il giorno stesso dell'intervento.

I costi delle licenze sono stime basate sui listini pubblici HubSpot: i prezzi reali dipendono da piano, numero di posti e sconti negoziati.

Stai pagando licenze per usare un CRM come gestionale? Leggi cosa comporta cambiare gestionale senza fermare l'azienda.