Un gestionale per impresa edile deve rispondere a una domanda semplice: questo cantiere sta guadagnando o perdendo, adesso? Nella maggior parte delle imprese edili piccole e medie la risposta arriva a lavori finiti, quando si mettono insieme fatture dei fornitori, ore delle squadre e SAL. Troppo tardi per correggere.

I gestionali generici non aiutano molto, perché ragionano per ordini e fatture, non per cantieri. Ecco cosa deve fare davvero un software per la gestione di un'impresa edile, che lo chiami gestionale, programma o software.

Perché i gestionali generici non bastano

In un'impresa edile la commessa è il cantiere, e il cantiere ha regole sue:

  • dura mesi, a volte anni, e si fattura a stati di avanzamento lavori (SAL);
  • una parte del lavoro è in subappalto, con contratti, pagamenti e documenti da controllare;
  • i costi arrivano da tante fonti diverse: squadre, noli, materiali, fornitori, mezzi;
  • chi lavora non è in ufficio, ma in cantiere, spesso senza computer;
  • la sicurezza e la documentazione obbligatoria non sono opzionali.

Un gestionale che non modella questi pezzi costringe a tenerli su Excel, e si torna al punto di partenza.

Le funzioni che contano

1. Cantieri come centro di tutto

Ogni costo, ogni ora, ogni documento appartiene a un cantiere. Dal cantiere si vede in ogni momento il confronto tra preventivo (o computo) e speso.

2. Computo metrico e preventivo collegati

Il computo diventa la base del preventivo, e il preventivo accettato diventa il budget del cantiere, voce per voce. Così a ogni SAL sai quanto hai fatto e quanto hai speso su ciascuna voce. Ne parliamo più sotto, nella parte sui preventivi edili.

3. SAL e fatturazione

Stati di avanzamento calcolati dalle quantità eseguite, con la fattura collegata. Niente più ricostruzioni a mano.

4. Ore e presenze dal telefono

Il capocantiere segna presenze, ore per squadra e note dal telefono. I dati arrivano subito sul cantiere e sulle buste paga, senza fogli di carta.

5. Subappalti e fornitori

Contratti di subappalto, avanzamento, pagamenti, documenti da verificare (DURC, polizze) con avvisi sulle scadenze.

6. Mezzi e attrezzature

Dove sono, su quale cantiere, quanto costano al giorno, quando vanno in manutenzione.

7. Documenti di cantiere

POS, verbali, foto, rapportini, sempre consultabili dal cantiere e dall'ufficio.

8. Collegamento con la contabilità

La contabilità di un'impresa edile ha regole sue: fatturazione a SAL, ritenute a garanzia, reverse charge nei subappalti, costi da imputare al cantiere giusto. Il gestionale non deve sostituire la contabilità che usa il commercialista, ma passarle i dati già divisi per cantiere, così il conto economico di ogni lavoro non va ricostruito a mano.

Il programma per i preventivi edili

Il preventivo è il punto in cui un'impresa edile guadagna o perde, prima ancora di aprire il cantiere. Molte imprese lo fanno ancora su Excel o con un programma per preventivi edili separato da tutto il resto. Il risultato è che il preventivo non impara mai dai cantieri chiusi.

Un buon programma per i preventivi edili deve:

  • partire dal computo metrico e da un prezzario (regionale o tuo), con le tue voci e i tuoi costi reali;
  • calcolare manodopera, materiali, noli e subappalti per ogni voce, con il margine visibile;
  • trasformare il preventivo accettato nel budget del cantiere, senza ricopiarlo;
  • confrontare a fine lavoro preventivo e consuntivo, voce per voce, così il prossimo preventivo è più preciso.

È l'ultimo punto che fa la differenza: un programma per preventivi che non parla con la gestione dei cantieri ti fa fare preventivi più belli, non più giusti.

Come scegliere

Esistono gestionali pronti per l'edilizia, alcuni molto completi. Conviene un software pronto se il tuo modo di lavorare è quello tipico e ti basta adattarti. Conviene un gestionale su misura se:

  • lavori in un segmento particolare (impiantistica, restauro, prefabbricati, manutenzioni) con regole che i prodotti pronti gestiscono male;
  • devi collegarlo a un gestionale o a una contabilità che usi già;
  • hai tante persone in cantiere e le licenze per utente diventano un costo fisso pesante;
  • vuoi che il sistema segua il tuo modo di lavorare invece di cambiarlo.

In entrambi i casi, fai provare il sistema a un capocantiere prima di sceglierlo. Se non lo usa lui, non lo userà nessuno.

Da dove partire

Il consiglio che diamo a tutte le imprese edili è lo stesso: partire dalle ore e dai costi di cantiere. È il dato che manca di più ed è quello che cambia subito le decisioni. Computi, SAL e subappalti si aggiungono dopo, un pezzo alla volta.

Il ragionamento è lo stesso della gestione commesse in qualunque settore: l'abbiamo spiegato passo per passo in gestione commesse: da Excel a un software, senza traumi.

Quanto costa

Un gestionale su misura per un'impresa edile che parte da cantieri, ore e costi sta di solito tra 11.000 e 26.000 €. Con SAL, computi, subappalti e collegamento alla contabilità si passa alla fascia di un gestionale completo, tra 30.000 e 90.000 €. Le fasce complete sono nella guida su quanto costa un gestionale su misura. Se vuoi vedere come lavoriamo, leggi la pagina sul software per gestione commesse e produzione.