La gestione commesse su Excel funziona finché le commesse sono poche e le segue una sola persona. Poi le commesse diventano venti, le persone cinque, e a fine lavoro arriva la domanda che nessuno vuole sentirsi fare: "ma su questo lavoro abbiamo guadagnato?". La risposta, di solito, arriva dopo settimane e con parecchia approssimazione.

Questo articolo è per chi è in quel punto: le commesse vivono in un foglio di calcolo, le ore su fogli di carta, e il margine si scopre solo a consuntivo.

Perché la gestione commesse su Excel si rompe

Excel non ha niente di sbagliato. Il problema è che una commessa è fatta di pezzi che nascono in posti diversi:

  • il preventivo, fatto dall'ufficio commerciale;
  • le ore, segnate da chi lavora in reparto o in cantiere;
  • i materiali, che passano dal magazzino o dagli acquisti;
  • le lavorazioni esterne e i fornitori;
  • la fatturazione, spesso a stati di avanzamento.

In un foglio Excel questi pezzi si incontrano solo se qualcuno li ricopia. E quando qualcuno li ricopia, lo fa in ritardo: il venerdì, a fine mese, a fine lavoro. Il risultato è che il margine di una commessa si conosce quando non si può più correggerlo.

I segnali che è ora di passare a un software

  • Scopri se una commessa ha guadagnato solo dopo averla chiusa.
  • Le ore arrivano su carta e qualcuno passa mezza giornata a settimana a ricopiarle.
  • I preventivi sbagliano sempre nello stesso punto, perché nessuno confronta davvero preventivo e consuntivo.
  • Non sai quanto è carica la produzione nelle prossime settimane, e le date di consegna si promettono a sensazione.
  • Per sapere a che punto è un lavoro bisogna telefonare.

Se ti riconosci in due o tre di questi segnali, un software per la gestione commesse si ripaga in fretta.

Cosa deve fare un software per la gestione commesse

Non serve un sistema enorme. Servono cinque cose fatte bene:

  1. Anagrafica della commessa collegata al preventivo e all'ordine del cliente, senza ricopiare.
  2. Ore dal telefono o dal tablet. Chi lavora segna ore e materiali nel momento in cui li usa, anche leggendo un codice a barre sul foglio di lavorazione.
  3. Costi in tempo reale. Manodopera, materiali e lavorazioni esterne si sommano sulla commessa mentre il lavoro è in corso, e si confrontano con il preventivo.
  4. Avanzamento per fase, visibile a ufficio e reparto.
  5. Un cruscotto di marginalità per commessa, per cliente e per tipo di lavoro.

Tutto il resto (pianificazione della capacità, acquisti, magazzino, fatturazione a SAL) si può aggiungere dopo.

Come passare da Excel a un software senza fermare il lavoro

Il trauma che tutti temono è il "giorno del passaggio", quello in cui si spegne Excel e si accende il software nuovo. Non serve. Il passaggio che funziona è graduale:

  1. Si parte dalle commesse nuove. Quelle in corso finiscono su Excel, le nuove nascono nel software. Dopo un paio di mesi Excel si svuota da solo.
  2. Si parte dalle ore. È il dato che manca di più ed è quello che dà subito valore: appena le ore arrivano in tempo reale, il margine smette di essere un mistero.
  3. Si importa lo storico che serve, soprattutto preventivi e consuntivi delle commesse passate, utili per preventivare meglio.
  4. Si coinvolgono subito due o tre persone del reparto. Se il software lo progettano solo in ufficio, in reparto non lo userà nessuno.

Un esempio tipico

Un'azienda che produce serramenti su misura, 35 persone, faceva preventivi in Excel e passava le misure a mano dall'ordine alla distinta di taglio. Con un software su misura il preventivo accettato diventa ordine di produzione senza ricopiare niente, e l'officina vede la distinta dal tablet. Tempo per un preventivo da circa 2 ore a 20 minuti, errori di misura ridotti di circa l'80%. È uno scenario esemplificativo che raccontiamo per intero tra i casi studio.

Se non sei ancora pronto a lasciare Excel

Molti prima di passare a un software provano a migliorare il foglio: un programma di gestione commesse in Excel con un foglio per commessa, uno per le ore e una tabella di analisi dei costi per commessa. È una buona palestra, perché ti obbliga a decidere quali dati contano. Funziona finché lo aggiorna una persona sola. Quando le ore arrivano da più squadre e le commesse aperte sono decine, il foglio non regge più, e i dati che hai imparato a raccogliere sono la base del software.

In produzione, il passo successivo è raccogliere tempi e avanzamenti direttamente dal reparto: è il lavoro di un MES, che abbiamo spiegato in software MES: cos'è e quando serve a una PMI.

Software pronto o su misura?

Esistono buoni software pronti per la gestione commesse, e se il tuo modo di lavorare è standard possono bastare. Il su misura conviene quando le tue commesse hanno regole particolari (configurazioni di prodotto, SAL, lavorazioni conto terzi), quando devi collegarlo a un gestionale che esiste già o quando le licenze per utente, con tanti operai, diventano un costo fisso importante.

Un software per le commesse su misura costa di solito tra 11.000 e 26.000 €. Trovi le fasce complete nella guida su quanto costa un gestionale su misura, e come lavoriamo nella pagina sul software per gestione commesse e produzione. Se lavori nell'edilizia, leggi anche cosa deve fare davvero un gestionale per impresa edile.