Un software gestionale è il programma che tiene in un unico posto i dati con cui lavora un'azienda: clienti, fornitori, articoli, ordini, magazzino, documenti di vendita, fatture e, spesso, la contabilità. Invece di avere le stesse informazioni sparse tra fogli Excel, email e quaderni, le inserisci una volta sola e le ritrovi ovunque servano.

Detta così sembra semplice. Il difficile arriva quando devi sceglierne uno: ce ne sono centinaia, si somigliano tutti nelle brochure e la differenza vera si vede solo dopo mesi di uso. Qui trovi cosa fa un gestionale aziendale, i tipi che esistono e come capire quale fa per te.

Cosa fa un software gestionale

Le funzioni cambiano da prodotto a prodotto, ma quasi tutti i gestionali coprono queste aree:

  • Anagrafiche. Clienti, fornitori, articoli, listini: la base su cui si appoggia tutto il resto.
  • Ciclo attivo. Preventivi, ordini clienti, documenti di trasporto, fatture e fatturazione elettronica verso lo SDI.
  • Ciclo passivo. Ordini ai fornitori, ricevimento merci, registrazione delle fatture d'acquisto.
  • Magazzino. Giacenze, carichi e scarichi, inventari, a volte lotti, scadenze e più depositi.
  • Contabilità e scadenze. Prima nota, incassi, pagamenti, scadenzari. In molte PMI questa parte la tiene il commercialista con un suo software.
  • Statistiche. Venduto per cliente, per articolo, per agente: i numeri per decidere.

A questi si aggiungono i moduli di settore: produzione e commesse per chi fabbrica, cantieri e SAL per l'edilizia, interventi e manutenzioni per chi fa assistenza tecnica.

Gestionale, ERP, CRM: le differenze

Sono parole che si usano spesso come sinonimi, ma non lo sono del tutto.

Cosa fa Per chi
Gestionale Vendite, acquisti, magazzino, fatture, spesso contabilità Micro e piccole imprese, PMI con processi semplici
ERP Tutto quello del gestionale, più produzione, pianificazione, controllo di gestione, più società e più sedi PMI strutturate e grandi aziende
CRM Contatti, opportunità di vendita, attività commerciali, marketing Chi vende con un processo commerciale lungo
MES Quello che succede in reparto, macchina per macchina, mentre succede Aziende di produzione

In pratica un ERP è un gestionale "più grande", che copre anche i processi interni oltre a quelli amministrativi. Il confine però è sfumato: molti gestionali per PMI hanno moduli che una volta erano solo da ERP. Se lavori in produzione, leggi anche cos'è un software MES e quando serve.

I tre tipi di software gestionale

1. Gestionale pronto, installato

Lo compri (o lo affitti) e lo installi sui computer dell'ufficio o su un server. È la formula classica, quella di molti gestionali per piccole imprese.

  • Pro: costo iniziale basso, si parte subito, funzioni consolidate.
  • Contro: lavora bene in ufficio e meno fuori; aggiornamenti e backup sono a carico tuo; si personalizza poco.

2. Gestionale in cloud

Lo usi dal browser, paghi un canone mensile o annuale, spesso per utente. Backup e aggiornamenti li fa il fornitore.

  • Pro: accessibile da ovunque, niente server da gestire, si parte in pochi giorni.
  • Contro: il canone cresce con gli utenti e dura per sempre; ti adatti tu al software; i dati stanno sui server del fornitore e portarli via non è sempre facile.

3. Gestionale su misura

Viene sviluppato sul modo in cui lavora la tua azienda, di solito partendo dai processi che un gestionale pronto non copre bene.

  • Pro: fa esattamente quello che serve, si collega agli altri sistemi che usi, è tuo e non ha licenze per utente.
  • Contro: costa di più all'inizio e richiede qualche mese. Ha senso solo se i tuoi processi sono davvero particolari, o se un gestionale pronto ti costringe a troppi lavori a mano.

Esiste anche una via di mezzo, spesso la più conveniente: tieni un gestionale pronto per contabilità e fatture e fai su misura solo il pezzo che ti manca, collegato al resto. Ne parliamo nella pagina sulle integrazioni tra sistemi.

Come scegliere il software gestionale giusto

Prima di guardare i prodotti, rispondi a queste domande. Ti eviteranno metà delle demo.

  1. Quali processi deve coprire? Scrivi come lavorate oggi, dall'ordine alla fattura. Il gestionale deve adattarsi a quello, non il contrario.
  2. Chi lo userà, e da dove? Solo l'ufficio, o anche magazzino, agenti, tecnici in giro, clienti?
  3. Con cosa si deve parlare? E-commerce, CRM, corrieri, il software del commercialista, macchine in reparto.
  4. Quali dati devi portarti dietro? Anagrafiche, storico ordini, giacenze: la migrazione è la parte che si sottovaluta di più.
  5. Quanto costa in 5 anni, non il primo anno? Somma licenze, canoni per utente, moduli aggiuntivi, personalizzazioni e assistenza.
  6. Di chi sono i dati? Chiedi in che formato puoi esportarli se un giorno cambi fornitore.

Se alla domanda 1 rispondi "come tutti nel nostro settore", un gestionale pronto probabilmente va benissimo. Se rispondi con molte eccezioni ("però noi...", "tranne quando..."), è il segnale che un prodotto standard ti costringerà a lavorare intorno al software.

Quanto costa un software gestionale

Le cifre variano molto, ma per orientarsi:

  • Gestionale pronto per piccole imprese: da qualche centinaio a qualche migliaio di euro l'anno, a seconda di utenti e moduli.
  • Gestionale in cloud: di solito un canone mensile per utente, che per un ufficio di 5-10 persone arriva facilmente a qualche migliaio di euro l'anno.
  • Gestionale su misura: tra 11.000 e 26.000 € per un singolo reparto, tra 30.000 e 90.000 € per un gestionale completo, senza licenze per utente.

Nel confronto conta il costo nel tempo, non il prezzo d'ingresso: un canone basso moltiplicato per tanti utenti e tanti anni può superare il costo di un software su misura. Trovi tutte le fasce, e un calcolatore, nella guida su quanto costa un gestionale su misura.

I segnali che il gestionale che hai non basta più

  • Gli stessi dati si inseriscono due volte, nel gestionale e su Excel.
  • Per avere un numero devi chiedere a una persona precisa.
  • Agenti e tecnici telefonano in ufficio per sapere giacenze e stato degli ordini.
  • Ogni collegamento con un sistema nuovo è un progetto a sé.
  • Il fornitore ti risponde "non si può fare" sempre più spesso.

Se ne riconosci più di due, leggi quando il gestionale non regge più la crescita. Se invece il tuo gestionale gira su un sistema datato, c'è una guida dedicata ai gestionali AS400.

In sintesi

Un software gestionale serve a lavorare con un'unica versione dei dati. Per scegliere, parti dai tuoi processi e non dalle funzioni dei prodotti, confronta il costo su cinque anni e verifica che i dati restino tuoi. Se nessun prodotto pronto si adatta a come lavori, valuta un software gestionale su misura, anche solo per il pezzo che oggi fai a mano.